Qolej, tek okulun da çok kampüslü okul grubunun da kayıt, tahsilat, devam ve akademik verisini tek platformda toplar. Yönetim her kampüsü anlık görür; her kampüs kendi işini kendi ekranından yürütür.
Okul grubu platformu. Tek okullar da kullanır. Kurulum, veri aktarımı ve ekip eğitimi Qolej ekibi tarafından yapılır.
Türkiye haritası üzerinde kampüs noktaları; Qolej büyüteci kampüsten kampüse gezerek her birinin öğrenci sayısı, tahsilat ve devam oranını gösterir.
Büyüteci fareyle gezdirin. Rakamlar örnektir.
Bir okul büyüdükçe bilgi de dağılır. Kayıt ofisinin kendi listesi, muhasebenin kendi tablosu, öğretmenin kendi yoklama defteri olur. Aynı öğrenci üç ayrı yerde üç ayrı biçimde yazılıdır. Yönetim ay sonunu bekler; rakamlar toplanıp önüne geldiğinde karar zamanı çoktan geçmiştir.
Okul gruplarında mesafe bir kat daha açılır. Her kampüs kendi düzenini kurar, genel merkez rapor ister, kampüs müdürü aynı bilgiyi bir kez de merkez için yazar. Bilgi vardır ama zamanında ve tek biçimde değildir.
Qolej bu mesafeyi kapatır. Kayıt, tahsilat ve yoklama yazıldığı anda yönetimin ekranına düşer; kampüsler günlük işini olağan biçimde yürütürken genel merkez bütün resmi görür. Hiç kimse rapor hazırlamaz, çünkü rapor zaten oradadır. Sorulan soru değişir: "Geçen ay ne oldu?" değil, "Şu an ne oluyor?"
Herkes kendi işine bakar, yönetim bütün resmi görür.
Qolej'i tek kampüslü bir okul da kırk kampüslü bir grup da kullanır. Altyapı aynıdır; fark, grup yönetimi katmanının açık olup olmamasıdır.
Anaokulundan liseye, tek kampüs
Kayıt ofisi, muhasebe, öğretmenler ve veliler aynı öğrenci dosyasına bakar. Kullanmadığınız modülün ekranını görmezsiniz; ihtiyaç doğdukça açılır.
İki kampüsten yüz kampüse
Her kampüs kendi ekranında kendi işini yürütür; genel merkez tüm kampüsleri aynı ölçekle yan yana görür. Tarife, takvim ve sözleşme merkezden tanımlanır.
Beş alanda 43 modül, üç portaldan kullanılır. Hepsi aynı öğrenci dosyasına ve aynı kampüs yapısına bağlıdır; bir yerde girilen bilgi her yerde geçerlidir. Modüller tek tek de birlikte de açılır.
Kayıt dönemi bir okulun en yoğun aylarıdır. Bu alandaki modüller aday veliyle ilk mesajdan sözleşmeye kadar geçen yolu tek havuzda tutar; kayıttan sonra da veliyle ilişkiyi taşır.
Kullananlar: kayıt ofisi, kampüs müdürü, kurumsal iletişim
Kayıt ve iletişim modüllerinin ayrıntısıYapay zekâ, velinin ücret, servis ve kademe sorularını gece gündüz yanıtlar; ön kayıt bilgisini alır, görüşme randevusu verir.
Web formu, telefon ve ziyaretten gelen adaylar tek havuzda; görüşme, teklif ve kayıt aşamaları kampüs bazlı izlenir.
Sözleşme şablonu tarife ve indirimle otomatik dolar; imza takibi, KVKK aydınlatma ve rıza kaydı sözleşmeye bağlıdır.
Duyuru, SMS, e-posta ve uygulama bildirimi tek ekrandan; sınıf, kademe ve kampüs bazlı gönderim, okunma takibi.
Görüşme günleri ve saat aralıkları; veli uygulamadan randevu alır, hatırlatma otomatik gider.
Veli ve öğrenci memnuniyet anketleri; sonuçlar sınıf ve kampüs karşılaştırmalı raporlanır.
Okula gelen kişilerin giriş-çıkış ve görüşme kaydı; güvenlik masası ekranı.
Kampüs sayfalı kurumsal site; ön kayıt formu doğrudan aday havuzuna düşer, Google İşletme Profili tek yerden yönetilir.
Ders programından karneye kadar sınıfta olup biten her şey. Öğretmen portalından girilen yoklama, not ve ödev aynı anda veli uygulamasında ve yönetim panelinde görünür.
Kullananlar: öğretmenler, müdür yardımcıları, ölçme-değerlendirme ve rehberlik birimleri
Akademik modüllerin ayrıntısıÖğretmen, derslik ve şube kısıtlarına göre dağıtım; değişiklik anında öğretmen ve veli portalına yansır.
Günlük ve ders bazlı yoklama; veliye anlık bildirim, devamsızlık raporu ve e-Okul aktarım dosyası.
Ağırlıklı ortalama, kazanım bazlı değerlendirme, karne ve takdir-teşekkür listeleri.
Ödev verme, teslim ve geri bildirim; veli çocuğunun bekleyen ödevini uygulamadan görür.
Kazanım esaslı deneme sınavları, optik okuma, öğrenci ve şube bazlı kazanım analizi.
Soru havuzu, portal üzerinden sınav, otomatik puanlama ve sonuç raporu.
Eksik kazanıma göre etüt önerisi; öğretmen ataması ve katılım takibi.
Görüşme kayıtları, test ve envanter sonuçları; gizlilik dereceli erişim, yalnız yetkili görür.
Gözlem notları, ödül ve uyarı kayıtları; dönem sonu gelişim raporu.
Kulüp seçimi, kontenjan yerleştirme, etkinlik takvimi ve katılım listesi.
MEB çalışma takvimiyle uyumlu dönem yapısı; kampüs özel günleri ve tatiller.
Sözleşmeden tahsilata giden yolun tamamı öğrenci dosyasında. Taksit planı kurulur, ödeme geldiğinde kendiliğinden eşleşir, geciken kalem sabah ilk bakışta görünür.
Kullananlar: muhasebe, kampüs müdürü, genel merkez mali işler
Mali işler modüllerinin ayrıntısıKademe ve kampüs bazlı tarife; indirim, burs ve kardeş indirimi tanımı; taksit planı sözleşmeden üretilir.
Kredi kartı, havale ve otomatik ödeme talimatı; ödeme bağlantısı velinin telefonuna gider.
Banka hareketleri öğrenci hesabıyla otomatik eşleşir; eşleşmeyen kalemler listelenir.
Geciken taksit için kademeli hatırlatma; kampüs ve grup düzeyinde risk listesi.
Sözleşmeden otomatik fatura; e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu.
Kasa, banka, gelir-gider; muhasebe programına aktarım.
Kampüs bazlı gelir, tahsilat oranı, bütçe ve gerçekleşen; grup düzeyinde konsolidasyon.
Ön ödemeli öğrenci bakiyesi, satış ve stok; veli bakiyeyi uygulamadan yükler.
Personelden servise, kütüphaneden demirbaşa okulun günlük işletmesi. Her kayıt ilgili öğrenci veya personel dosyasına bağlıdır; ayrı defter tutulmaz.
Kullananlar: müdür yardımcıları, idari işler, insan kaynakları, servis ve yemekhane sorumluları
Okul işletmesi modüllerinin ayrıntısıÖzlük, sözleşme, izin ve devamsızlık; nöbet çizelgesi ve görev dağılımı.
Güzergâh, araç, şoför ve hostes tanımı; veliye biniş-iniş bildirimi.
Menü planlama, beslenme takibi; veli uygulamasında haftalık liste.
Sağlık kartı, alerji ve ilaç bilgisi, boy-kilo takibi; revir kayıtları.
Ödünç, iade ve rezervasyon; öğrenci okuma geçmişi.
Envanter, zimmet ve bakım kaydı; kampüs bazlı sayım.
Belge arşivi; öğrenci belgesi ve transkript gibi talepler veli uygulamasından açılır.
Kayıt dönemi, dönem sonu ve denetim hazırlığı görevleri; sorumlu ve tarih takibi.
Mezun veri tabanı, iletişim ve etkinlik davetleri.
Qolej'i diğerlerinden ayıran katman. Kampüsler günlük işini kendi ekranında yürütürken genel merkez tümünü aynı ölçekle görür; tanımlar merkezden iner, veri merkeze çıkar.
Kullananlar: genel müdür, bölge koordinatörleri, genel merkez mali işler ve akademik koordinasyon
Grup yönetimi modüllerinin ayrıntısıTüm kampüsler tek ekranda: öğrenci, yeni kayıt, tahsilat ve devam; hedeften sapan kampüs kendini gösterir.
Hedef ve gerçekleşen aynı ölçekle yan yana; dönem, kademe ve bölge kırılımı.
Grup geliri, tahsilat oranı ve alacak yaşlandırma; kampüs bazlı kırılım tek tıkla.
Ücret tarifesi, akademik takvim ve sözleşme şablonu merkezden; kampüs izin verilen alanları kendi ayarlar.
Genel merkez, bölge, kampüs ve şube düzeyinde yetki; kampüs yalnız kendini görür.
Her sabah 08.00'de grup özeti yöneticilerin telefonunda; sapma uyarıları anlık gider.
Yeni kampüs şablondan kurulur: yapı, tarife ve kullanıcılar bir günde hazır.
Müdür, kayıt ofisi, muhasebe ve genel merkez için. Bütün modüller buradan yönetilir.
Yoklama, not ve ödev girişi, veli mesajı ve randevu; ders programı cepte.
Ödeme, devam, karne, duyuru, servis bildirimi ve randevu tek uygulamada.
Entegrasyonlar: e-Okul aktarım dosyaları, WhatsApp Business API, sanal POS ve bankalar, e-Fatura ve e-Arşiv, muhasebe programları (Logo, Mikro), SMS sağlayıcıları, Google İşletme Profili.
Üç adım. Okul tarafında yeni bir alışkanlık gerekmez; değişen şey, bilginin nereye düştüğüdür.
Mevcut öğrenci ve tahsilat listeleri Excel'den aktarılır. Kampüs yapısı, kullanıcılar ve yetkiler Qolej ekibiyle birlikte kurulur.
Kayıt, tahsilat ve yoklama her gün olduğu gibi girilir. Kampüs müdürü yalnız kendi kampüsünü görür ve yönetir.
Girilen her bilgi anında panelde toplanır: özet, karşılaştırma, uyarılar. Rapor beklemek biter.
| Kampüs | Öğrenci | Yeni kayıt | Tahsilat | Devam |
|---|---|---|---|---|
| Ataşehir | 1.184 | 7 | %96 | %97 |
| Bursa Nilüfer | 932 | 9 | %94 | %96 |
| İzmir Bornova | 1.046 | 5 | %95 | %98 |
| Antalya Lara | 618 | 3 | %84 | %95 |
| Ankara Çankaya | 874 | 6 | %92 | %96 |
| Kayseri | 402 | 4 | %97 | %91 |
Okul yazılımı çok. Qolej'i ayıran şey, bir okul grubunun içinden çıkmış olması ve tek okuldan büyük gruba aynı altyapıyla uzanması.
Qolej masa başında değil, çok kampüslü bir okul grubunun yönetiminde, kayıt döneminin ortasında doğdu. Hangi rakamın sabah ilk bakışta görünmesi gerektiğini biliyoruz.
Tek okul için kurulan yapı, ikinci kampüs açıldığında yeniden kurulmaz. Grup katmanı açılır, veri olduğu yerde kalır, geçmiş kaybolmaz.
Her kullanıcı yalnız yetkili olduğu kampüsü görür. Genel merkez tümünü, kampüs müdürü kendisini, öğretmen kendi sınıfını. Bir kampüsün verisi diğerine görünmez.
Arayüz, destek ve sözleşmeler Türkçe. Kişisel veriler Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre işlenir; okul için aydınlatma ve rıza metinleri hazır gelir.
Bütün bağlantılar şifrelidir, veriler her gün yedeklenir, her işlem kimin ne zaman yaptığıyla kayıt altındadır. Okulun verisi okulundur; sözleşme bitiminde teslim edilir ve silinir.
Veri aktarımı, kampüs yapısı, kullanıcı eğitimi ve ilk kayıt döneminde yanınızda olmak Qolej ekibinin işidir. Okul yalnızca kullanmaya başlar.
Evet. Qolej tek kampüslü okullar için de kurulur; kayıt asistanı, öğrenci bilgi sistemi, tahsilat ve veli iletişimi hazır gelir. Grup yönetimi modülleri yalnızca ikinci kampüs açıldığında devreye girer; o güne kadar ekranda görünmez.
Aktarılır. Öğrenci ve veli bilgileri, sınıf yapısı, sözleşmeler ve tahsilat geçmişi mevcut sistemden Excel veya CSV olarak dışa aktarılır; Qolej ekibi bu dosyaları eşleştirir ve yükler. Aktarım sonunda okul, listeleri Qolej üzerinde onaylar; canlıya ancak o zaman geçilir.
Sınıf, şube ve öğrenci yapısı e-Okul ile aynı düzende tutulur. Devamsızlık ve not aktarımı için e-Okul'un kabul ettiği biçimde dosyalar üretilir; böylece aynı bilgi iki kez elle girilmez.
Okulun verisi okulundur; Qolej bu veriyi yalnızca okul adına ve sözleşmede yazılı amaçlarla işler. Bütün bağlantılar şifrelidir, veriler her gün yedeklenir ve her işlem kayıt altındadır. Bir kampüsün verisi diğer kampüse, bir okulun verisi başka okula görünmez. Sözleşme bittiğinde veri okula teslim edilir ve sistemden silinir.
Ayrıntı için gizlilik politikası.
Kampüs sayısına ve açılan modül kapsamına göre yıllık abonelik, bir de tek seferlik kurulum bedeli. Demo görüşmesinden sonraki iş günü yazılı teklif gönderilir; teklifte hangi modülün dahil olduğu tek tek yazar.
Tek okulda iki hafta; okul gruplarında kampüs sayısına göre dört ila sekiz hafta. Kayıt döneminin ortasında da geçilebilir: önce kayıt ve tahsilat modülleri açılır, akademik modüller dönem başında devreye alınır.
Okulun kendi WhatsApp Business numarasıyla. Meta işletme doğrulaması ve numara bağlantısı Qolej tarafından yürütülür; asistan okulun ücret, servis, kademe ve kayıt bilgileriyle eğitilir, bilmediği soruyu kayıt ofisine devreder.
Otuz dakikalık çevrim içi sunumda Qolej'i kendi okul yapınızla, kendi sorularınızla görürsünüz.
Formu doldurmak istemezseniz doğrudan yazın: info@qolej.com