Beş alanda 43 modül

Kayıt ve iletişim

Kayıt dönemi bir okulun en yoğun aylarıdır ve en çok bilginin kaybolduğu dönemdir: WhatsApp'ta kalan sorular, deftere yazılan telefonlar, kim arandı kim aranmadı. Bu alandaki modüller aday veliyle ilk temastan sözleşmeye kadar geçen yolu tek havuzda tutar; kayıttan sonra da veliyle ilişkiyi aynı yerden taşır.

Kullananlar: kayıt ofisi, kampüs müdürü, kurumsal iletişim

• WhatsApp kayıt asistanı

  Veliler okulu artık telefonla değil WhatsApp'tan soruyor; mesajların çoğu mesai dışında geliyor. Asistan, okulun kendi WhatsApp Business numarasında çalışır; ücret, servis, kademe, kontenjan ve kayıt takvimi sorularını okulun verdiği bilgiyle anında yanıtlar. Bilmediği soruyu uydurmaz, kayıt ofisine devreder.

  • Ön kayıt bilgisi (öğrenci adı, sınıf, kampüs tercihi) sohbet içinde alınır ve aday havuzuna düşer
  • Görüşme randevusu verir, günü gelince hatırlatır
  • Her konuşma kampüs bazlı kayıt altındadır; kayıt ofisi kaldığı yerden devam eder

• Ön kayıt ve aday takibi

  Adaylar web formundan, WhatsApp'tan, telefonla veya ziyaretle gelir; hepsi tek havuzda toplanır. Her aday bir aşamadadır: ilk temas, görüşme, teklif, kayıt veya vazgeçti. Kayıt ofisi sabah kimi arayacağını listeden görür, kampüs müdürü dönüşüm oranını izler.

  • Kaynak, kampüs ve kademe bazlı aday listesi
  • Aşama geçişleri ve vazgeçme nedenleri kayıt altında
  • Ertelenen aday için otomatik hatırlatma görevi

• Kayıt sözleşmesi

  Sözleşme, tarife ve indirim tanımından otomatik dolar ve öğrenci dosyasına bağlanır. İmza takibi (ıslak veya e-imza), KVKK aydınlatma ve açık rıza kayıtları sözleşmenin parçasıdır; denetimde tek tıkla gösterilir.

  • Kampüs ve kademeye göre şablon; merkezden güncellenir
  • Taksit planı sözleşmeden üretilir, elle yazılmaz
  • Aydınlatma ve rıza metinleri sürümlü saklanır

• Veli iletişimi

  Duyuru, ödeme hatırlatması, devam bildirimi ve acil mesaj tek ekrandan gider: uygulama bildirimi, SMS veya e-posta. Alıcı sınıf, kademe, servis güzergâhı veya kampüs bazında seçilir; kimin okuduğu görünür.

  • Şablonlu mesajlar ve planlı gönderim
  • Okunma ve teslim raporu
  • Ticari ileti izinleri (İYS) sistemde tutulur

• Veli-öğretmen randevu

  Öğretmen uygun gün ve saat aralıklarını açar; veli uygulamadan seçer. Randevu iki tarafın takvimine düşer, hatırlatma otomatik gider; görüşme notu öğrenci dosyasında kalır.

  • Veli toplantısı günleri için toplu saat açma
  • Çevrim içi görüşme bağlantısı
  • İptal ve yeniden planlama velinin elinde

• Anket

  Veli ve öğrenci memnuniyet anketleri, kayıt sonrası geri bildirim, yemek veya servis değerlendirmesi; hazır şablon veya kuruma özel sorular. Sonuçlar sınıf, kampüs ve dönem karşılaştırmalı raporlanır.

  • Anonim veya kimlikli seçenek
  • Uygulama bildirimiyle dağıtım
  • Grup düzeyinde kampüs karşılaştırması

• Ziyaretçi kaydı

  Okula gelen veli, tedarikçi ve misafirlerin giriş-çıkış saati, kiminle görüştüğü ve amacı güvenlik masasında kaydedilir; ziyaretçi kartı basılır. Denetim ve güvenlik için geriye dönük rapor alınır.

  • Randevulu ziyaretçi önceden tanımlı
  • Öğrenciyi teslim alma yetkisi kontrolü
  • Günlük ziyaretçi raporu

• Web sitesi ve ön kayıt sayfası

  Kampüs sayfalı kurumsal site Qolej ekibi tarafından kurulur; her kampüsün adresi, telefonu ve kademeleri tek kaynaktan gelir. Ön kayıt formu doğrudan aday havuzuna düşer; Google İşletme Profili kayıtları tek yerden yönetilir.

  • Kampüs sayfaları ve harita
  • Kayıt dönemi kampanya sayfaları
  • Arama motoru ve Google Haritalar görünürlüğü

Akademik

Ders programından karneye kadar sınıfta olup biten her şey. Öğretmen portalından girilen yoklama, not ve ödev aynı anda veli uygulamasında ve yönetim panelinde görünür; öğretmen aynı bilgiyi iki kez yazmaz.

Kullananlar: öğretmenler, müdür yardımcıları, ölçme-değerlendirme ve rehberlik birimleri

• Ders programı

  Öğretmen, derslik ve şube kısıtları girilir; program taslağı üretilir, elle düzeltilir, yayımlanır. Değişiklik yapıldığında öğretmen ve veli portalları anında güncellenir; nöbet ve etüt programıyla çakışma denetlenir.

  • Haftalık ve dönemlik görünüm
  • Öğretmen bazlı ders yükü raporu
  • Ders değişikliği bildirimi

• Yoklama ve devamsızlık

  Öğretmen ders başında telefondan yoklama alır; gelmeyen öğrencinin velisine anında bildirim gider. Günlük ve ders bazlı devamsızlık toplamları, mazeret belgeleri ve uyarı mektupları öğrenci dosyasında tutulur.

  • e-Okul aktarım dosyası
  • Devamsızlık eşiği uyarıları yönetime ve veliye
  • Servis biniş-iniş kaydıyla eşleme

• Not defteri ve karne

  Sınav, proje ve performans notları ağırlıklarıyla girilir; dönem ortalaması kendiliğinden hesaplanır. Kazanım bazlı değerlendirme, karne ve takdir-teşekkür listeleri öğretmenin girişinden üretilir.

  • MEB not sistemine uyumlu hesaplama
  • Anaokulu için gelişim raporu biçimi
  • Veliye karne bildirimi

• Ödev takibi

  Öğretmen ödevi sınıfa verir, teslim tarihini belirler; öğrenci ve veli uygulamadan görür. Teslim durumu ve geri bildirim öğrenci dosyasına işlenir; teslim etmeyen öğrenci raporlanır.

  • Dosya ekli ödev ve çevrim içi teslim
  • Sınıf bazlı teslim oranı
  • Veliye ödev hatırlatması

• Ölçme ve değerlendirme

  Deneme sınavları kazanım eşleştirmeli tanımlanır, optik formlar okutulur, sonuçlar öğrenci, şube ve kampüs düzeyinde analiz edilir. Hangi kazanımın hangi şubede zayıf kaldığı ilk bakışta görünür.

  • Optik okuma ve cevap anahtarı yönetimi
  • Kazanım karnesi
  • Deneme geçmişi ve gelişim grafiği

• Çevrim içi sınav

  Soru havuzundan sınav oluşturulur; öğrenci portaldan çözer, sistem puanlar. Süre, soru karıştırma ve tek oturum kuralları tanımlanır; sonuç anında öğretmene düşer.

  • Çoktan seçmeli, boşluk doldurma ve açık uçlu soru
  • Kazanım etiketli soru bankası
  • Sonuç ve madde analizi

• Etüt ve destek

  Ölçme sonuçlarına göre zayıf kazanımı olan öğrenci için etüt önerisi çıkar; öğretmen ataması ve saat planı yapılır, veli bilgilendirilir. Katılım ve gelişim takip edilir.

  • Bireysel ve grup etüdü
  • Ders programıyla çakışma denetimi
  • Etüt sonrası deneme karşılaştırması

• Rehberlik

  Görüşme kayıtları, test ve envanter sonuçları, aile görüşmeleri ve yönlendirmeler rehberlik biriminde saklanır. Erişim gizlilik derecelidir: yalnızca rehber öğretmen ve yetkilendirilen yönetici görür.

  • Görüşme takvimi ve hatırlatma
  • Sınıf öğretmeniyle paylaşılabilir özet
  • Yönlendirme ve takip planı

• Davranış ve gelişim

  Olumlu ve olumsuz davranış gözlemleri, ödül ve uyarı kayıtları öğrenci dosyasına işlenir; dönem sonu gelişim raporu üretilir. Tekrarlayan durumlar rehberlik birimine düşer.

  • Öğretmen portalından hızlı kayıt
  • Veliye bilgilendirme seçeneği
  • Disiplin kurulu dosyası

• Kulüp ve etkinlik

  Kulüp tanımı, kontenjan, öğrenci tercihleri ve yerleştirme tek modülde. Gezi, tören ve yarışma gibi etkinlikler takvime işlenir; katılım listesi ve veli izni dijital alınır.

  • Tercih sıralı otomatik yerleştirme
  • Etkinlik izin formu ve ödeme
  • Katılım raporu

• Akademik takvim

  MEB çalışma takvimiyle uyumlu dönem, tatil ve sınav haftaları; kampüs özel günleri ve etkinlikler aynı takvimde. Yoklama, ödev ve tahsilat hatırlatması gibi bütün modüller bu takvime bakar.

  • Merkezden yayın, kampüs ekleme
  • Veli uygulamasında paylaşılan takvim
  • Takvim değişikliği bildirimi

Mali işler

Sözleşmeden tahsilata giden yolun tamamı öğrenci dosyasında. Taksit planı sözleşmeden üretilir, ödeme geldiğinde kendiliğinden eşleşir, geciken kalem sabah ilk bakışta görünür.

Kullananlar: muhasebe, kampüs müdürü, genel merkez mali işler

• Ücret tarifesi ve taksit planı

  Kademe, kampüs ve dönem bazlı ücret tarifesi merkezden tanımlanır; indirim, burs ve kardeş indirimi kuralları buna bağlanır. Taksit planı sözleşme imzalanırken üretilir, elle hesap yapılmaz.

  • Erken kayıt ve peşin ödeme indirimleri
  • Burs oranı ve dayanağı kayıtlı
  • Plan değişikliği geçmişi

• Tahsilat ve sanal POS

  Kredi kartı, havale ve otomatik ödeme talimatı tek ekranda. Veliye telefonuna ödeme bağlantısı gider; ödeme yapıldığında taksit kendiliğinden kapanır ve makbuz oluşur.

  • Sanal POS ve taksitli kart
  • Otomatik ödeme talimatı takibi
  • Makbuz ve dekont arşivi

• Banka mutabakatı

  Banka hesap hareketleri alınır, açıklama ve tutara göre öğrenci hesabıyla eşleştirilir. Eşleşmeyen kalemler listelenir; muhasebe yalnızca istisnalarla uğraşır.

  • Günlük hareket aktarımı
  • Toplu eşleştirme ve öneri
  • Açık kalem raporu

• Gecikme takibi

  Vadesi geçen taksit için kademeli hatırlatma: önce uygulama bildirimi, sonra SMS, sonra kayıt ofisine arama görevi. Kampüs ve grup düzeyinde risk listesi ve alacak yaşlandırma raporu.

  • Hatırlatma takvimi kuruma özel
  • Ödeme sözü ve erteleme kaydı
  • Yönetim için haftalık risk özeti

• Fatura ve e-Fatura

  Sözleşme ve tahsilata göre fatura otomatik kesilir; e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonuyla iletilir. İade, iptal ve düzeltme işlemleri kayıt altındadır.

  • Toplu dönemlik faturalama
  • Veliye e-posta ve uygulamadan fatura
  • Muhasebe programına aktarım

• Ön muhasebe

  Kasa ve banka hareketleri, gelir-gider kalemleri ve tedarikçi ödemeleri kampüs bazlı tutulur. Muhasebe programına (Logo, Mikro vb.) dönem sonu aktarımı tek dosyayla yapılır.

  • Masraf merkezi ve bütçe kalemi
  • Tedarikçi ve fatura takibi
  • Kasa raporu

• Finans analizi

  Kampüs bazlı gelir, tahsilat oranı, bütçe ve gerçekleşen karşılaştırması; grup düzeyinde konsolidasyon. Kayıt dönemi tahmini gelir, iskonto oranı ve öğrenci başı ortalama ücret tek ekranda.

  • Dönem ve kampüs karşılaştırma
  • Nakit akış öngörüsü
  • Yönetim kuruluna hazır rapor

• Kantin, yemekhane ve mağaza

  Öğrenci, kart veya QR ile ön ödemeli bakiyesini kullanır; veli uygulamadan bakiye yükler, harcamayı görür. Kantin ve mağaza satışları stokla bağlı çalışır.

  • Günlük harcama limiti
  • Yemek ve servis ücreti aynı hesapta
  • Satış ve stok raporu

Okul işletmesi

Personelden servise, kütüphaneden demirbaşa okulun günlük işletmesi. Her kayıt ilgili öğrenci veya personel dosyasına bağlıdır; ayrı defter tutulmaz.

Kullananlar: müdür yardımcıları, idari işler, insan kaynakları, servis ve yemekhane sorumluları

• Personel ve insan kaynakları

  Özlük dosyası, sözleşme, izin ve devamsızlık, nöbet çizelgesi ve görev dağılımı. Öğretmen ders yükü ders programından gelir; izin talepleri portaldan açılır ve onaylanır.

  • İzin takvimi ve bakiye
  • Nöbet ve görev bildirimi
  • Personel belgeleri arşivi

• Öğrenci servisleri

  Güzergâh, araç, şoför ve hostes tanımı; öğrenci servise atanır. Biniş-iniş kaydı veliye bildirim olarak gider; servis ücreti öğrenci hesabına işlenir.

  • Güzergâh ve durak planı
  • Servis değişikliği talebi uygulamadan
  • Araç ve sürücü belge takibi

• Yemek listesi

  Haftalık menü planlanır, veli uygulamasında yayımlanır; alerji ve özel diyet kayıtları menüyle eşleşir. Yemekhane sayımı ve maliyet raporu alınır.

  • Alerjen uyarısı
  • Günlük yemek sayısı
  • Aylık maliyet özeti

• Sağlık ve taramalar

  Sağlık kartı, alerji ve sürekli ilaç bilgisi, aşı ve tarama kayıtları, boy-kilo takibi. Revir ziyaretleri kaydedilir, gerekirse veli anında aranır.

  • Acil durum kişisi ve talimat
  • Revir kayıt defteri
  • Dönemlik gelişim ölçümü

• Kütüphane

  Kitap kataloğu, ödünç ve iade, rezervasyon; öğrenci okuma geçmişi. Gecikmiş kitap bildirimi veliye gider.

  • Barkod ile ödünç
  • Sınıf okuma listesi
  • Envanter sayımı

• Demirbaş ve zimmet

  Bilgisayardan projektöre demirbaş envanteri, zimmet ve bakım kaydı; kampüs bazlı sayım. Personel ayrılırken zimmet listesi kendiliğinden çıkar.

  • Barkod etiketli takip
  • Bakım ve arıza kaydı
  • Yıllık sayım raporu

• Doküman yönetimi

  Öğrenci ve personel belgeleri dijital arşivde; öğrenci belgesi, transkript ve devam belgesi talepleri veli uygulamasından açılır, onaylanır ve imzalı üretilir.

  • Belge şablonları ve otomatik doldurma
  • Talep ve teslim takibi
  • Erişim yetkisi belge türüne göre

• Görev ve kontrol listeleri

  Kayıt dönemi, dönem sonu ve denetim hazırlığı gibi tekrarlayan süreçler kontrol listesiyle yürütülür; sorumlu ve tarih atanır, tamamlanma oranı yönetim panelinde görünür.

  • Kuruma özel şablonlar
  • Gecikme uyarısı
  • Kampüsler arası karşılaştırma

• Mezun takibi

  Mezun veri tabanı, üniversite ve iş bilgisi, iletişim izinleri; etkinlik davetleri ve mezun günü kayıtları. Kardeş kayıtları için referans kaynağı.

  • Yıl ve kampüs bazlı liste
  • Toplu davet ve duyuru
  • Mezun başarı raporu

Grup yönetimi

Qolej'i diğerlerinden ayıran katman. Kampüsler günlük işini kendi ekranında yürütürken genel merkez tümünü aynı ölçekle görür; tanımlar merkezden iner, veri merkeze çıkar. Tek okulda bu modüller kapalıdır; ikinci kampüsle açılır.

Kullananlar: genel müdür, bölge koordinatörleri, genel merkez mali işler ve akademik koordinasyon

• Genel merkez paneli

  Tüm kampüsler tek ekranda: öğrenci sayısı, yeni kayıt, tahsilat oranı, devam. Hedeften sapan kampüs renkle kendini gösterir; tıklayınca kampüsün kendi paneline inilir.

  • Günlük, haftalık ve dönemlik görünüm
  • Kampüs bazlı hedef tanımı
  • Tek tıkla ayrıntıya iniş

• Kampüs karşılaştırma

  Hedef ve gerçekleşen aynı ölçekle yan yana: kayıt dönüşümü, tahsilat oranı, öğrenci başı gelir, devam. Dönem, kademe ve bölge kırılımıyla.

  • Sıralama ve eğilim grafiği
  • Bölge koordinatörü görünümü
  • Rapor dışa aktarımı

• Konsolide mali rapor

  Grup geliri, tahsilat, alacak yaşlandırma ve gider kalemleri grup düzeyinde toplanır; kampüs kırılımı tek tıkla. Yönetim kurulu için dönem raporu hazır çıkar.

  • Bütçe ve gerçekleşen grup görünümü
  • Kampüs kârlılık özeti
  • Muhasebe programına konsolide aktarım

• Merkezi tanımlar

  Ücret tarifesi, akademik takvim, sözleşme şablonu, indirim kuralları ve mesaj şablonları merkezden tanımlanır; kampüs izin verilen alanları kendi ayarlar. Kural değişince bütün kampüsler aynı anda güncellenir.

  • Kampüs bazlı istisna izni
  • Sürüm ve yürürlük tarihi
  • Değişiklik kaydı

• Yetki hiyerarşisi

  Genel merkez, bölge, kampüs ve şube düzeyinde yetki; kampüs müdürü yalnız kendi kampüsünü, öğretmen kendi sınıfını görür. Bir kampüsün verisi diğerine görünmez.

  • Rol şablonları
  • Yetki değişikliği kaydı
  • Denetim için erişim raporu

• Sabah özeti ve uyarılar

  Her sabah 08.00'de grup özeti yöneticilerin telefonuna düşer: dünkü kayıt, tahsilat, devam ve dikkat isteyenler. Eşik aşımlarında anlık uyarı gider.

  • Kişiye göre özet kapsamı
  • Eşik tanımı: tahsilat, devam, kayıt
  • E-posta ve uygulama bildirimi

• Kampüs açılış paketi

  Yeni kampüs, mevcut bir kampüs şablonundan bir günde kurulur: yapı, tarife, takvim, kullanıcılar ve mesaj şablonları hazır gelir. Açılış kontrol listesi ilerlemeyi gösterir.

  • Şablon kampüs seçimi
  • Açılış kontrol listesi
  • İlk kayıt dönemi desteği

Üç portal, tek veri

Aynı veri üç ayrı kapıdan kullanılır. Kim hangi kapıdan girerse girsin, gördüğü bilgi aynıdır; yalnızca yetkisi kadarını görür.

• Yönetim paneliWeb

  Müdür, kayıt ofisi, muhasebe ve genel merkez için. Bütün modüller buradan yönetilir; genel merkez kullanıcısı kampüsler arasında geçiş yapar.

• Öğretmen portalıWeb ve mobil

  Yoklama, not ve ödev girişi, veli mesajı ve randevu, ders programı ve nöbet. Sınıfta telefondan, öğretmenler odasında bilgisayardan.

• Veli ve öğrenci uygulamasıiOS ve Android

  Ödeme, devam, karne, ödev, duyuru, servis bildirimi, yemek listesi ve randevu tek uygulamada. Birden çok çocuk tek hesapta.

Entegrasyonlar

Qolej, okulun zaten kullandığı sistemlerle konuşur; aynı bilgi iki kez girilmez.

• e-Okul: sınıf ve şube yapısı aynı düzende; devamsızlık ve not için e-Okul'un kabul ettiği aktarım dosyaları.
• WhatsApp Business API: kayıt asistanı ve veli bildirimleri okulun kendi numarasından; Meta işletme doğrulaması Qolej tarafından yürütülür.
• Sanal POS ve bankalar: kartla tahsilat, ödeme bağlantısı, banka hareketi aktarımı ve mutabakat.
• e-Fatura ve e-Arşiv: sözleşmeden kesilen faturaların entegratör üzerinden iletilmesi.
• Muhasebe programları: Logo, Mikro ve benzeri programlara dönem sonu aktarım dosyası.
• SMS sağlayıcıları: okulun mevcut SMS başlığıyla gönderim; İYS izin kayıtları.
• Google İşletme Profili: kampüs adres, telefon ve saat bilgileri tek kaynaktan.
• Web sitesi ön kayıt formu: okulun sitesindeki form doğrudan aday havuzuna yazar.